Görev Tanımları

  1. Enstitü Yönetim Kurulu ve Enstitü Kurulunda raportörlük yapmak,
  2. Bütçe konusu çerçevesinde yapılması gereken işlemleri takip etmek ve bütçenin kullanılmasıyla ilgili gerekli tedbirleri almak üzere Enstitü Müdürüne yardımcı olmak,
  3. İdari birimlerin verimli, düzenli ve uyumlu çalışmasını sağlamak,
  4. İdari personelin izinlerini düzenlemek,
  5. Daire Başkanlıkları ve bağlı birimlerle koordinasyonu sağlamak,
  6. Enstitünün tüm idari, teknik ve yardımcı hizmetleri kadrosunda bulunan personel arasındaki işbölümünü sağlamak, gerekli denetim ve gözetimi yapmak,
  7. Fiziki alt yapı sorunlarının giderilmesini sallamak,
  8. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 41. Maddesi gereğince hazırlanan Yıllık Birim Faaliyet Raporu çalışmalarını takip etmek, gerekli kontrolleri yapmak,
  9. Harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütmek,
  10. Gerçekleştirme Görevlisi olarak mali yükümlülükleri yerine getirmek,
  11. Tüm çalışanlarının görev tanımlarına uygun olarak çalışmasını sağlamak ve uygulamaları denetlemek,
  12. Basın ve Halkla İlişkiler hizmetinin yürütülmesini sağlamak,
  13. Enstitü Müdürünün vereceği diğer görevleri yapmak.

  1. Öğrenci Belgesi-Transkript hazırlamak (Türkçe-İngilizce),
  2. Her yarıyıl başında Anabilim Dallarından Enstitümüz tarafından talep edilen kontenjan sayılarına cevaben gelen kontenjan sayılarına göre sınavların (Yüksek Lisans, Doktora) yapılmasını sağlamak,
  3. Sınav sonuçlarının web sitesinde ilan edilmesini sağlamak,
  4. İlana göre kayda gelen veya evrak teslim etmeye gelen T.C ve Yabancı uyruklu öğrencilerin evraklarının kontrolünü yaparak kayıtlarını almak ve evraklarını teslim almak,
  5. Enstitü Yönetim Kurulunda görüşülmesi gereken evrakların gündemlerini yönetim kuruluna hazırlamak, alınan kararları işlemek, elektronik ortamda üst yazılarını hazırlamak, EBYS sistemi üzerinden ilgili yerlere iletmek,
  6. Her yarıyıl başında öğrenci dosyalarını kontrol etmek (öğrencilerin kaydolduğu derslerin, aldığı notların, danışman, tez önerisi, kayıt dondurma vb. konularla ilgili Enstitü Yönetim Kurulu kararlarının otomasyona işlenmesi ve ilgili evrakların bir örneğinin dosyalara takılması),
  7. Öğrencilerin ilgili Resmi kurumlar ile yapılması gereken yazışmalarını zamanında yapmak,
  8. Enstitümüz dışından veya diğer Üniversitelerden ders alan kayıtlı öğrencilerimizle ilgili yazışmaları yapmak,
  9. Öğrencilerin çeşitli konularda verdiği dilekçelere yazılı olarak veya e-posta ile cevap vermek,
  10. Yeni kayıtlı öğrencilerin kimliklerinin takibini yaparak, imza karşılığı öğrencilere teslim etmek,
  11. Kaydı silinen veya mezun olan yabancı uyruklu öğrencilerle ilgili gerekli yazışmaları yapmak, dosyalarını arşivlemek, otomasyonda durumlarını güncellemek,
  12. Mezun olan öğrencilerin tezlerini YÖKSİS Veri Sistemine girmek,
  13. Geçici Mezuniyet Belgesi ve Diplomaların hazırlanması için gereken işlemleri yapmak,
  14. Öğrencilerin telefon, faks ya da e-posta yoluyla sordukları soruları cevaplamak,
  15. Erkek öğrencilerin askerlik işlemleri (tecil, isteğe bağlı tecil kaldırma ya da mezuniyet sonrası askerlik şubesine bilgi verilmesi) ile ilgili yazışmaları yapmak,
  16. Kısmi zamanlı görevlendirilen öğrencinin puantajını doldurarak gerekli birime gönderilmesini sağlamak,
  17. Anabilim Dallarından gelen ders görevlendirmelerinin yönetim kurulu kararı ile ilgili yerlere gönderimini sağlamak.

  1. Genel yazışmaları yapmak,
  2. İlgili makam yazıları yazmak,
  3. Dosyalama ve arşivleme işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
  4. Enstitü Kurulu, Enstitü Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulu gündemlerini EBYS’de yazmak ve ilgili akademik personele bildirmek,
  5. Enstitüde oluşturulan komisyonların yazışmalarını yapmak,
  6. Kurum dışından gelen resmi evrakların ilgili birimlere zamanında dağıtımını sağlamak,
  7. Dilek ve şikayetlerde bulunan kişileri bilgilendirmek, yazılı başvuruları cevaplamak (e-posta, resmi yazışma vb.),
  8. Kurum içi yapılan sempozyum, konferans, seminer, proje, yarışma, burs ve/veya eğitimler ile ilgili kişilere bilgi verilmesini sağlamak,
  9. Kurum dışı veya kurum içinden gelen anketlerin doldurulmasını sağlamak,
  10. Kurum dışı sınavlara gelen akademik personelin olur yazısını hazırlamak,
  11. Akademik ve idari personelin yolluk/yevmiye evraklarını hazırlamak,
  12. Akademik veya idari personelin görev süresi ile ilgili yazışmaları yapmak,
  13. İş Sağlığı ve Güvenliği uzmanı puantajını doldurarak gerekli birime gönderilmesini sağlamak,
  14. Birim web sayfasında istenilen duyuru ve metinlerin yayınlanmasını sağlamak.

  1. Genel yazışmaları yapmak
  2. İlgili makama yazılar yazmak,
  3. Gelen ve giden evrak kontrolünü yapmak,
  4. Yeni göreve başlayan akademik ve idari personelin bilgilerinin sisteme girilerek Personel Daire Başkanlığı’na gerekli evrakların gönderilmesini sağlamak,
  5. Akademik ve idari personelin kurum içi ve kurum dışı yazışmalarını yapmak,
  6. Akademik ve idari personelin ücretsiz izin, doğum, sağlık raporu vb. yazışmalarını yapmak,
  7. Akademik ve idari personelin görevden ayrılma ve emeklilik işlemlerinin yazışmalarını yapmak,
  8. ÖYP kapsamında Enstitümüze yerleşen adayların atama onayları geldikten sonra göreve başlama işlemlerini yapmak,
  9. Akademik ve idari personelin mal bildirim beyannamesini gerekli birime iletmek,
  10. Akademik ve idari personelin yurt içi ve yurt dışı görevlendirme yazışmalarını yapmak,
  11. İdari personelin işe başlama, görev değişikliği, kadro ve görev yeri değişiklikleri vb. yazışmalarını yapmak,
  12. Akademik personelin görevlendirme ve vekâlet yazışmalarını yapmak.

  1. Tahmini bütçe hazırlamak,
  2. Bütçeden yapılan mal ve hizmet satın alma işlemlerinin evraklarını hazırlamak ve ödeme yapacak gerekli birime ulaştırmak,
  3. Döner Sermaye yazışmalarını takip etmek,
  4. Birim Faaliyet Raporu hazırlamak,
  5. Birim Stratejik Planı hazırlamak,
  6. Kurum içi ve kurum dışı gelen ve giden mali yazışmalar yapmak,
  7. Akademik ve İdari personelin maaş ve sigorta işlemlerinin yapılması ve takibini sağlamak,
  8. Birimin telefon ve faks ödeme işlemlerinin yapılması ve takibini sağlamak,
  9. Daire Başkanlığının öngördüğü tarihlerde Akademik ve İdari personelin maaş farklarını hazırlamak,
  10. Aylık periyotlarda bütçe açılımı için onayın alınmasını sağlamak,
  11. Yıl içinde mali işlerde görevli komisyon üyelerinin güncel bilgilerini ilgili daire başkanlığı’na bildirmek,
  12. Dönem Yılı Performans Programı İzleme ve Değerlendirme tablosunun hazırlanarak ilgili daire başkanlığı’na gönderilmesini sağlamak,
  13. Akademik ve İdari görevlendirme veya görev değişikliğini ilgili daire başkanlığı’na bildirilmesini sağlamak.
Eklenme tarihi :9.05.2024 11:01:33
Son güncelleme : 9.05.2024 11:09:05